Cмена владельцев документов и контрагентов

Смена владельцев документов это очень важная часть в отслеживании менеджеров и не только.

Рассмотрим более полно как работает данная автоматизация от компании Blizzard

В примере ниже мы будем использовать боевой аккаунт одного из наших клиентов, который согласился на предоставление своей базы для обзора данной автоматизации. По понятным причинам все коммерческие данные по просьбе клиента будут замазаны.

Начнем

Например один из ваших менеджеров или секретарь нашел нового клиента и ему надо завести его в базу МойСклад. Он как обычно создает нового контрагента и указывает там минимальные данные для того, чтобы его сохранить

В представленном выше скрине владельцем контрагента является сотрудник 999 и отдел 900

По умолчанию владельцем данного контрагента будет являться сотрудник 999. Но нам надо его передать определенному менеджеру. Передадим его в отдел 200 менеджеру 201.

Теперь контрагент создан и можно создавать ЗАКАЗ ПОКУПАТЕЛЮ, СЧЕТ ПОКУПАТЕЛЮ, ОТГРУЗКУ и другие документы в Системе Мой Склад. Для начала мы создадим ЗАКАЗ ПОКУПАТЕЛЮ в системе где нет данной автоматизации и создадим другим сотрудником. Например, тем кто создавал данного Контрагента.

Теперь заходим в аккаунт того сотрудника, за кем якобы числится данный контрагент.

Наступает следующие проблемы

1. Менеджеры не видят контрагентов друг друга по понятным причинам. Это указывается в политике доступа МойСклад. Но в тоже самое время есть сотрудники, которые могут создать какой либо документ для контрагента одного из сотрудников. Это может быть секретарь (при отсутствии сотрудника), бухгалтер (отгрузку от счета), начальник отдела продаж (при отсутствии сотрудника по причине болезни или отпуска), который видит всех контрагентов. В связи с этим менеджер не может своевременно отслеживать отгрузку или оплату счета потому что он их просто не видит.

2. При расчете прибыли по сотрудникам нет возможности учесть данную отгрузку в продажах данного сотрудника, а значит по этой отгрузке сотрудник премию не получит.

Чем поможет автоматизация?

Чтобы данный блок автоматизации работал необходимо создать дополнительное поле ОТВЕТСТВЕННЫЙ в карточке контрагента.

После создания документа (Заказа Покупателя, Счета Покупателю, Отгрузка) автоматизация смотрит кто ответственный у контрагентов, указанных в документах и автоматически меняет владельца документа и отдел на тот, который указан карточке контрагента в дополнительном поле ОТВЕТСТВЕННЫЙ.

201 в данном примере имеет логин client_boss является ответственным по контрагенту

555 в данном примере имеет логин 0077275 является создателем документа для контрагента

Как видим на примере выше автоматика почти в туже минуту увидела что документ создан не владельцем контрагента и автоматически изменила владельца документа на того, кто указан в поле ОТВЕТСТВЕННЫЙ в карточке контрагента.

Соответственно при фильтрации документов по владельцу сотруднику все ЗАКАЗЫ ПОКУПАТЕЛЮ, СЧЕТА ПОКУПАТЕЛЮ, ОТГРУЗКИ будут числиться за тем сотрудником, кто указан в поле ОТВЕТСТВЕННЫЙ.

Дополнительный бонус при использовании данной автоматизации!

1. Если вам надо поменять владельца контрагента с одного сотрудника на другого, то вы просто выбираете у нужного контрагента сотрудника который вам необходим как ответственный и автоматизация автоматически меняет владельца контрагента на сотрудника из поля ОТВЕТСТВЕННЫЙ

2. После смены владельца автоматизация меняет владельцев всех документов (ЗАКАЗ ПОКУПАТЕЛЮ, СЧЕТ ПОКУПАТЕЛЮ, ОТГРУЗКА) которые были созданы с участием контрагента в котором вам необходимо поменять владельца.